Como se preparar para uma negociação?

28/08/2012 09:00

Benjamin Franklin costumava dizer: "quem não leva a sério a preparação de algo, está se preparando para o fracasso"

Por José Augusto Wanderley, www.administradores.com.br
 

Existem inúmeras razões que podem levar uma negociação ao fracasso, mas o principal "pecado" é não ter presente que a maioria das negociações se ganha ou se perde de acordo com a qualidade da preparação, entre outras coisas, quando não se faz uma análise de riscos.

Benjamin Franklin costumava dizer: "quem não leva a sério a preparação de algo, está se preparando para o fracasso". Assim, se quiser fracassar, você já tem a receita e pode fazer o que muita gente faz: inventar uma porção de desculpas para não se preparar, tais como, "não é preciso, eu já sei tudo", ou então, "eu não tenho todos os dados, foi tudo de imprevisto, ou eu não tenho tempo". Esta é apenas uma pequena lista das desculpas daqueles que se preparam para o fracasso.

Cabem algumas considerações:

 

(1) quem não tem tempo para preparar vai acabar tendo que arranjar tempo para o retrabalho ou para amargar o fracasso;

(2) existem duas espécies de preparação: a específica e a não específica. A específica é quando se sabe de antemão com quem se vai negociar. A não específica é para as negociações imprevistas. Esta preparação é do tipo corpo de bombeiros. Os bombeiros se preparam para apagar incêndios, não importa onde e como ocorram;

(3) a questão da dinâmica emocional: o ser humano age no sentido de buscar o prazer e evitar a dor. E não existe nada atraente em preparar uma negociação, a menos que você consiga dar um grande significado à preparação, como na história dos três operários que estavam fazendo uma mesma obra e, perguntados sobre o que estavam fazendo, responderam respectivamente: "Estou assentando pedras"; "Estou fazendo uma escada"; "Estou construindo uma catedral". Portanto, uma mesma obra suscitou três respostas muito diferentes. A maioria das pessoas não prepara porque acha que está assentando pedras. Se conseguir entender que preparar uma negociação é construir uma catedral, já temos um excelente ponto de partida.
 

Imagem: Thinkstock

 

Também é preciso que se domine a tecnologia de preparação. De acordo com Sun Tzu, é preciso ver uma situação por dois pontos de vista: o nosso e o do outro lado. Mas, atualmente, isto só não basta, é preciso um terceiro, que é o de um observador neutro.

Por outro lado, podemos seguir com Ilya Prigogine, Prêmio Nobel de Química, que postula o fim das certezas. Isto quer dizer que o enfoque determinístico já era. Assim, também temos que adotar uma abordagem probabilística. Para tanto, considere três possibilidades: otimista ou o que de melhor pode acontecer. Assim, esteja preparado para o melhor, caso contrário você poderá não percebê-lo e perder oportunidades, ou seja, achar que é bom demais para ser verdade. Nem tudo é tempestade. Às vezes os ventos sopram a favor.

Pense depois no que seria o mais provável, tendo em vista não só o que aconteceu no passado, mas também as tendências que estão se manifestando, bem como as projeções de futuro.

E finalmente pense no que pode acontecer de pior. Sempre pode prevalecer a Lei de Murphy. Sempre pode aparecer um imprevisto, uma surpresa negativa.

De qualquer forma, é preciso que se esteja atento aos pequenos sinais que podem tanto se transformar em tempestades como em grandes oportunidades. Assim, baseado nestes pontos de vista e possibilidades, e para que se possa fazer uma análise de risco, desenvolvi a Matriz de Preparação de uma Negociação: que é uma estrutura conceitual única, que já testei em meus seminários de negociação com resultados surpreendentes e extremamente positivos, fazendo, inclusive, com que os participantes mudassem radicalmente a forma como vinham conduzindo suas negociações, inclusive as que já estavam em andamento.

Para se preparar bem uma negociação é fundamental que se leve em conta 9 dimensões. Em geral, as pessoas levam em conta uma ou no máximo duas dimensões. Quem for otimista, considera a dimensão Eu/Otimista. O pessimista a dimensão Eu/Pessimista.

Dominar esta matriz requer um bom aprendizado, mas compensa. Você terá uma visão mais abrangente de suas negociações. A estratégia de aprendizado comporta três passos. Primeiro, aprenda a ver a situação pela sua ótica, considerando as três probabilidades. Depois, pela ótica do observador neutro. E, finalmente, pela ótica do outro. Houve um tempo em que considerei que o segundo passo deveria ser ver a situação pela ótica do outro, mas constatei que para a maioria das pessoas isto é mais difícil.

A partir da Matriz, cabem algumas considerações:

- No caso de uma negociação com mais de duas partes, as linhas da Matriz devem contemplar todas as partes envolvidas

- Para utilizar a Matriz, é preciso criatividade e imaginação. Não se trata, portanto, de um exercício burocrático. Na realidade, a preparação é um exercício de imaginação e criatividade

- O que de pior pode acontecer para um negociador? Negociar com uma pessoa desonesta e muito competente. Um caso clássico disso foi a negociação entre Hitler e Neville de Chamberlain, primeiro ministro do Reino Unido, para tratar da questão da paz na Europa, envolvendo a posse dos Sudetos na Iugoslava. Chamberlain foi iludido por Hitler e fez um péssimo acordo

- Tenha planos contingenciais para os casos de imprevisto

- Tenha presente que o que importa, não é o que você faz, mas a resposta que você obtém pelo que faz. Assim, se o que você estiver fazendo não levar para onde você quer, tenha alternativas e mude

- Saiba quando é importante mudar, mas também quando é importante manter posição e isto se chama flexibilidade. As duas frases abaixo, explicitam melhor o que é flexibilidade

- "Insanidade é fazer as mesmas coisas repetidas vezes e esperar obter resultados diferentes". (Jeff Olson)

- "Quando nada parece ajudar, eu vou e olho o cortador de pedras martelando sua rocha talvez cem vezes sem que nem uma só rachadura apareça. No entanto, na centésima primeira martelada, a pedra se abre em duas, e eu sei que não foi aquela a que conseguiu, mas todas as que vieram antes" (Jacob Riis)

Isso significa que flexibilidade é comportamento adequando à situação.

De qualquer forma, tenha presente o que disse Albert Einstein: "A mente que se abre para uma nova idéia jamais volta ao seu tamanho original". Assim, quando você compreender a Matriz de Preparação da Negociação, você vai se abrir para novas possibilidades e resultados.

Outras considerações sobre a preparação:

1) prepare-se para todas as etapas. A negociação tem sete etapas. Sempre tenha presente que a negociação não acaba quando o acordo foi firmado, mas sim quando o acordo foi cumprido;

2) Procure saber se a negociação deve ser conduzida na base da barganha de propostas ou na base da solução de problemas. Isto pode fazer uma grande diferença;

3) tenha cuidado com discursos do tipo ganha/ganha. Só sabe, efetivamente o que é ganha/ganha, quem conhecer muito bem o que sejam as táticas ganha/perde, como a falsa negociação, a surpresa final, o falso acordo e uma série de táticas psicológicas. Caso contrário pode-se estar sendo profundamente ingênuo

4) Faça uso do MIN – Modelo Integrado de Negociação.

O MIN é um modelo que desenvolvi com o objetivo de possibilitar uma abordagem holística de uma negociação. Tem como ponto de partida uma pergunta bastante simples: Quais são todas as condições necessárias e suficientes para que se tenha sucesso em qualquer negociação, seja ela aos níveis estratégico, tático ou operacional, não importando o grau de complexidade envolvido. Compreende cinco aspectos fundamentais e presentes em toda e qualquer negociação, que são:

(a) conhecimento do negócio, pelas óticas técnica, financeira, contábil, jurídica, tributária, etc.

(b) os cenários da negociação. Toda negociação ocorre em três cenários: o primeiro é aquele em que se dá a negociação. O segundo é o do eleitorado, ou, seja das pessoas importantes para os negociadores. O terceiro é o do macro-ambiente econômico e social.

(b) o processo de negociação, suas etapas, estratégias e táticas de informação, tempo e poder, as formas de se fazer concessões e de superar impasses e objeções;

d) o relacionamento interpessoal, que importa, entre outras coisas, nos estilos comportamentais de negociação, catalisador, apoiador, analítico e controlador e

(e) a realidade pessoal do negociador, com suas crenças, valores, determinação, paixão e capacidade para superar adversidades.

O que qualquer negociador que queira alcançar um patamar de excelência deve ter presente é que sem uma boa preparação, não há possibilidade de sucesso real. Assim, prepare suas negociações. Construa a sua catedral que você vai começar a ver que existem milagres e sempre tenha presente que quem pode o mais pode o menos.

José Augusto Wanderley consultor em Negociação e Liderança, autor do livro Negociação Total - Gente, 16ª Ed | jawander@jawanderley.pro.br.