Orçamento Base Zero: Conceito e Aplicação [2020]
O Orçamento Base Zero é uma técnica contábil utilizada em empresas para planejar o plano orçamentário de um determinado período ignorando as receitas, custos, despesas e investimentos dos anos anteriores.
Em outras palavras, ele atua considerando a base financeira do zero, como se a empresa estivesse se iniciando naquele momento.
Embora pareça não fazer sentido, essa metodologia é aplicada partindo do princípio de que muitas empresas ao elaborar seus orçamentos, consideram que todos os gastos de períodos anteriores devem ser repetidos.
No entanto, isso não é obrigatório, e pode acabar gerando um orçamento maior do que deveria e desandando a estratégia, já que os números não são examinados minuciosamente.
Esse modelo é muito utilizado em empresas que desejam controlar o orçamento e diminuir custos.
Vantagens e Desvantagens do Orçamento Base Zero
Que o uso do Orçamento Base Zero amplia a visão estratégica dos gestores, já sabemos que, afinal, para realizar o orçamento partindo do zero, eles são obrigados a analisar cada custo e despesa isoladamente.
Desse modo, se torna mais fácil eliminar o que não é necessário, liberando valores para serem investidos em outros fatores mais importantes que podem estar passando despercebidos.
Veja então as vantagens e desvantagens de utilizá-los na empresa:
Vantagens
A maior vantagem é que facilita a identificação de despesas e custos desnecessários, sem se basear no histórico.
Outras vantagens são:
- Aumenta a motivação dos gestores;
- Aumenta a motivação do quadro de pessoal ao dar maior iniciativa e responsabilidade pela tomada de decisões;
- Permite a utilização dos recursos de forma muito mais eficiente;
- Ajuda a identificar orçamentos inflacionados;
- Dá maior liberdade e responsabilidade aos gestores na tomada de decisão;
- Melhora a comunicação organizacional;
- Elimina os processos que não trazem benefícios;
- Agrega melhorias operacionais com melhor custo x benefício.
Desvantagens
Em contrapartida, como qualquer processo ele possui suas desvantagens.
São elas:
- Demanda maior envolvimentos dos gestores nos departamentos;
- Exige maior dedicação de tempo por parte dos colaboradores no orçamento;
- Dependendo a empresa, pode gerar conflitos internos;
- Cria a necessidade de um treinamento específico dos gestores;
- Requer maior nível de honestidade por parte dos gestores;
- Requer maior confiança por parte da diretoria;
- Em uma organização de maior porte, se não houver as ferramentas adequadas pode ser um desafio;
- Do mesmo modo, em uma organização grande a quantidade de informação necessária para processo de orçamentação pode se tornar intratável.
No geral, a prática tende a trazer mais benefícios do que adversidades, principalmente porque obriga toda a empresa a sair da zona de conforto.
Quando o Orçamento Base Zero deve ser utilizado?
Não há uma regra geral, mas em empresas mais novas, não há como fugir de imediato.
Como não há histórico anterior, já que a empresa está se iniciando a única alternativa é projetar todas as despesas, custos, receitas e investimentos de uma base zerada.
Se tratando de empresas mais consolidadas no mercado, com maior tempo de atuação, o recomendado é que ele seja aplicado a cada três ou cinco orçamentos.
Por exemplo, se na sua empresa o orçamento é anual o ideal é que a cada período de três orçamentos, dois sejam com base no histórico e o terceiro sempre partindo da base zero.
Mas não há um parâmetro perfeito, varia de acordo com a organização e os gestores. Cabe a eles analisar e decidir quando acha melhor colocá-lo em prática.
Como aplicar o Orçamento Base Zero na empresa
A princípio ele deve ser aplicado em qualquer etapa da gestão orçamentária e não apenas nos gastos e despesas, como as pessoas acreditam.
Algumas etapas que podem ser utilizadas para introduzir o OBZ são:
- Na hora de realizar as projeções de vendas. É comum que a gerência tenha como base as vendas do ano anterior acrescidas de um percentual;
- Na comercialização de produtos, que podem estar gerando margens ruins ou até mesmo levando a perda de oportunidade de alinhar a demanda ao mercado;
- Nas despesas com pessoal que independente do setor de atuação da empresa, são as despesas com maior representatividade. A aplicação do OBZ pode dar a visão de áreas que estão com necessidade de pessoal ou funcionários que estão sendo subutilizados;
- Muitas vezes na hora de montar a ficha dos produtos, alguns fornecedores de insumos e matéria prima são fixados sem que posteriormente haja uma pesquisa para saber se existem alternativas mais baratas sem alterar a qualidade do produto final;
- Quando há a réplica do orçamento anterior para a criação do novo, alguns serviços contratados que não são mais utilizados passam despercebidos. O OBZ corrige esse problema e aponta se aquela despesa é mesmo necessária, caso contrário faz o corte.
O orçamento base zero parece complicado e trabalhoso a princípio, mas ele vale a pena.
O ideal é buscar a ajuda de um profissional da área, de preferência um consultor especializado. Este irá ajudar a tornar a empresa mais enxuta sem perder o foco estratégico.
Pilares da utilização do Orçamento Base Zero
Para que ele seja colocado em prática, algumas etapas e conceito importantes devem ser seguidos:
- Limiar: são os gastos mínimos que uma empresa precisa ter para conseguir produzir, realizar as suas tarefas básicas e atender às exigências legais, considerando o pior cenário possível, o chamado “cenário de sobrevivência”.
- Incrementos: São os gastos de determinadas atividades de um departamento. Diferente do Orçamento Tradicional que é orçado os gastos do centro de custo, o gestor divide o departamento por atividades e valoriza todos os recursos necessários, sejam eles a alocação de pessoas para desenvolvimento das rotinas ou despesas como softwares e fornecedores.
- Torre: É utilizada para classificar as atividades em ordem de prioridade, sempre tendo como foco as metas estabelecidas ou a atual estratégia da empresa. Quanto mais perto da base da torre, maior a prioridade.
Conclusão
Em suma, a elaboração certamente demanda dedicação, tempo e treinamento para Aplicação do Orçamento Base Zero.
Tanto da equipe quanto dos gestores e após efetuado é importante que a empresa tenha ferramentas para controlar e garantir que a nova cultura orçamentária seja seguida.
Para garantir a eficiência e crescimento de qualquer negócio, o esforço em busca da melhor performance deve ser permanente.
A rotina empresarial necessita eventualmente da adaptação de tarefas e o OBZ é uma das metodologias que vêm sendo amplamente utilizada pelos empresários.
