O Orçamento Base Zero (OBZ)

Um fato muito comum de ser observado nas empresas é a existência de controles realizados por mais de uma área ao mesmo tempo, processos que não levam à lugar algum, relatórios que não são utilizados e diversas outras atividades ineficientes.

Muitas vezes pode-se questionar o motivo destas situações e até atribuir sua origem a problemas de organização. No entanto, grande parte destes casos é derivada da evolução natural das empresas, as quais acabam criando métodos melhores de realizar as tarefas ou de acessar as informações, deixando os processos anteriores obsoletos e desnecessários, mas sem tomar o cuidado de descontinuá-los. Isto faz com que sejam consumidos recursos de maneira desnecessária, os quais poderiam ser utilizados em outras atividades com maiores benefícios para a empresa.

Uma grande crítica ao processo de eltaboração do orçamento praticado por diversas empresas é a utilização dos valores do período anterior como base de projeção acrescida de percentuais de ajuste, conceito conhecido como orçamento incremental.

O questionamento a esta prática se deve ao fato de que, caso no período anterior tenham sido investidos recursos em atividades ineficientes e estes sejam ajustados através de um acréscimo de 10%, por exemplo, o efeito seria incrementar a aplicação de recursos em ineficiência.

Além disso, a simples continuidade dos gastos de períodos históricos favorece a manutenção de atividades desalinhados com a estratégia da empresa, uma vez que processos que perderam o seu sentido simplesmente podem ser continuados sem uma avaliação de sua real necessidade em relação ao que se busca obter no negócio.

É neste contexto que, entre os dez processos e orçamentos empresariais, a utilização do Orçamento Base Zero (OBZ) pode ser de grande utilidade para empresa.

O conceito central do Orçamento Base Zero é elaborar as projeções como se estivesse construindo a empresa em seu início. Para isso todos os gastos devem ser rigorosamente avaliados de maneira independente e com justificativas razoáveis em relação ao objetivo da organização. Neste contexto, é de fundamental importância que os objetivos e metas estejam claramente definidos para que as aplicações de recursos sejam avaliadas de acordo com a sua importância em relação ao que se espera alcançar.

A utilização do Orçamento Base Zero não significa necessariamente que seja descartada qualquer utilização dos dados históricos. Na verdade, a sua existência é uma referência necessária ao processo.

Através dos dados históricos de determinada área é que será possível conhecer onde os gastos são realizados. A diferença para outros métodos é o fato de que cada um deles deverá ser reavaliado de acordo com os atuais objetivos da empresa, pois estes podem sofrer variações ao longo do tempo. O resultado desta reavaliação é que todos aqueles gastos que perderem o sentido ao longo do tempo deverão ser necessariamente reavaliados ou mesmo descartados.

Também através dos gastos históricos é que alguns planos orçamentários podem ser analisados, pois se uma empresa não prevê alteração relevante em seu nível de atividade, seria questionável uma área duplicar o consumo de recursos financeiros mesmo que cada um dos itens tenha sido justificado. Esta seria uma indicação de que, no mínimo, o gestor responsável deveria ser questionado detalhadamente sobre a real necessidade de cada um dos itens inseridos em seu planejamento.

A primeira publicação do orçamento Base Zero ocorreu no ano de 1970 por Peter A. Phyr na Harvard Business Review, o qual foi o gestor responsável por sua implantação na Texas Instruments nesta mesma década.

Conceitos do Orçamento Base Zero (OBZ)

O orçamento Base Zero define que todos os gastos sejam detalhadamente justificados e avaliados. Para isso a sua estrutura considera três níveis:

1. Pacote de base zero (PBZ) Representado por um documento de identificação e avaliação de cada uma das atividades. O seu objetivo é permitir que possam ser priorizadas e se decida sobre a sua aprovação ou recusa (também pode ser encontrada a nomenclatura “incremento” para a denominação de pacote);
2. Variável base zero (VBZ). Item mais baixo de registro de gastos, podendo ser considerado como sendo a conta contábil;
3. Núcleo base zero (NBZ). É o agrupamento de várias VBZ por semelhança, visando melhorar o processo de controle.

Para adoção do orçamento Base Zero alguns passos básicos devem ser seguidos:

1. Definição das metas orçamentárias. Para que seja possível avaliar o grau de importância de cada um dos pacotes é fundamental que as metas da empresa estejam definidas. Para isso, a estratégica deve estar clara para todos, os objetivos identificados e cada uma das suas metas relacionadas devem ser apontadas, uma vez que o processo de construção deste tipo de orçamento é Bottom-up ;
2. Apuração dos PBZ, NBZ e VBZ. Cada uma das atividades da empresa será avaliada para a criação dos pacotes de decisão (PBZ), de modo que seja possível realizar a sua priorização e para que a alocação de recursos seja decidida. Em seguida, cada um dos pacotes deve ser subdivido em variáveis base zero (VBZ), normalmente utilizando como referência o plano de contas contábil. Por fim, as diversas variáveis (VBZ) devem ser agrupadas em núcleos base zero (NBZ) para facilitar tanto o processo de planejamento quanto de controle.
3. Priorização. Esta é uma etapa muito relevante no processo pois definirá toda a estrutura e a forma de atuação da empresa. Neste momento cada um dos pacotes é posicionado de forma hierárquica de acordo com a avaliação de importância em relação aos objetivos estratégicos da empresa. Também deve ser considerado o nível de atendimento que se espera para cada uma das atividades a serem mantidas pela empresa. Todos os pacotes que na hierarquização ultrapassem o gasto máximo esperado pela empresa, ou que não justifiquem o investimento, devem ser revisados ou eliminados. O que se busca neste processo é identificar os gastos desnecessários, duplicados ou que perderam o sentido ao longo da evolução da empresa. É muito importante neste momento que seja questionado onde, por que, como e quando efetuar os dispêndios de recursos para se decidir sobre a sua relevância.

Vantagens e desvantagens do processo  

As principais vantagens da implantação de um orçamento Base Zero são:

• Não se realiza uma simples variação dos gastos do ano anterior e direciona os recursos para as atividades que apresentem necessidades reais;
• Obriga os gestores a refletir sobre as suas diversas atividades e a avaliar maneiras alternativas que sejam mais eficientes para a execução;
• Evidencia atividades desnecessárias, que sejam executadas por mais de uma área ao mesmo tempo ou perderam o sentido ao longo do tempo;
• Apresenta o detalhe de todas as atividades a serem executadas pela empresa, permitindo um maior conhecimento sobre os processos.

Como desvantagens, geralmente são relacionados os seguintes itens:

• Maior tempo para preparação, uma vez que todas as atividades devem ser analisadas, documentas e justificadas;
• Geração de maior burocracia no processo devido aos diversos documentos e controles necessários para a execução da metodologia.

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Orçamento Base Zero – OBZ

Sobre o autor:

Louremir Reinaldo Jeronimo é  Doutor em Administração de Empresas pela Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas – FGV EAESP. Professor convidado dos cursos de MBA do FGV Management e FGV In Company

Fonte: https://orcamentoempresarial.com/2017/08/28/o-orcamento-base-zero-obz-e-suas-caracteristicas/